Il tempo è l'unica risorsa che non si può recuperare, risparmiare o prendere in prestito. Eppure, alla maggior parte dei professionisti non è mai stato insegnato a gestirlo consapevolmente, ereditando invece modelli di lavoro reattivi e dettati dalle esigenze, che li lasciano perennemente occupati e costantemente in ritardo. La ricerca dimostra costantemente che i professionisti più performanti non sono quelli che lavorano più ore, ma quelli che gestiscono il proprio tempo con maggiore intenzionalità.
Uno studio di Microsoft Research (2014) ha rilevato che i lavoratori della conoscenza trascorrono fino al 65% della loro giornata lavorativa in riunioni, e-mail e attività amministrative: attività che generano movimento ma raramente creano valore. Il divario tra l'essere occupati e la produttività è una delle sfide principali della vita professionale moderna.
del tempo di lavoro dedicato a riunioni, e-mail e attività amministrative (Microsoft, 2014)
Perdita media giornaliera di produttività dovuta a una cattiva gestione del tempo (Atlassian, 2019)
tempo medio necessario per rifocalizzarsi dopo un'interruzione (Mark et al., 2008)
La ricerca sul completamento delle attività dimostra costantemente che le liste di cose da fare sono scarsi indicatori di ciò che viene effettivamente svolto. L'effetto Zeigarnik (1938) dimostra che le attività non completate occupano continuamente risorse cognitive, creando un carico mentale che diminuisce la qualità del lavoro concentrato. La pianificazione a blocchi temporali, ovvero la programmazione di attività specifiche in intervalli di tempo specifici, risolve questo problema eliminando la continua domanda "cosa devo fare ora?" e riducendo il carico cognitivo.
Gli studi di Newport (2016) e Ariely (2012) identificano entrambi il "lavoro profondo" – un lavoro focalizzato e cognitivamente impegnativo, svolto in blocchi ininterrotti – come l'attività maggiormente correlata a una produzione professionale di alto valore. Proteggere questi blocchi richiede di trattarli con la stessa disciplina riservata agli impegni esterni.
La scienza cognitiva conferma che gli esseri umani non sono in grado di gestire efficacemente più di due o tre priorità contemporaneamente (Miller, 1956). Le organizzazioni e gli individui che tentano di perseguire più di questo numero ottengono sistematicamente risultati inferiori. Una gestione efficace del tempo inizia con un'implacabile definizione delle priorità: quali sono i due o tre risultati più importanti di questa settimana? Tutto il resto viene delegato, rimandato o abbandonato.
"Non hai bisogno di più tempo. Devi decidere cosa conta davvero e proteggere il tempo che già possiedi."
Una gestione efficace del tempo è inscindibile dalla gestione dell'energia. La ricerca di Loehr e Schwartz (2003) ha dimostrato che la capacità di prestazione non è determinata dalle ore lavorate, bensì dalla qualità dell'energia profusa in quelle ore. Il loro modello a quattro livelli energetici – fisico, emotivo, mentale e spirituale – fornisce un quadro di riferimento per gestire non solo ciò che si fa, ma anche come ci si impegna.
Le persone di successo riservano i momenti di massima energia ai lavori più impegnativi. Pianificano consapevolmente il recupero. Sanno che una prestazione costante non dipende dallo sforzo eccessivo, ma dall'alternanza tra impegno mirato e autentico rinnovamento.
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